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收发室挂号邮件领取处开始试运行,收发室试行邮件上门投递服务

5月23日,我校收发室以办公楼的各部处单位作为试点,开始提供邮件上门投递服务,此举得到了各部处领导和工作人员的广泛称赞。

近日,收发室挂号邮件领取处开始进入试运行阶段。

复旦大学邮政收发室(以下简称收发室)是校内最古老的服务窗口之一。邯郸、枫林两校区的收发室一共只有14名邮件分拣员,然而年中无休,每天要对4000~9000份包括信函、报刊等等在内的各类邮件进行分拣投递,同时还要协助校内各个部门分发文件和内刊。由于工作人员少、工作内容单一,在学校教学科研行政后勤各项大步改革,齐头并进的过程中,收发室由一个机关的科级单位转变为校后勤公司的一个小班组,逐渐远离了各级领导的视线。伴随着学校的校区建设和组织机构扩增,收发室面对师生日益提高的服务需求也渐渐显得力不从心。今年暑假期间,时值党的群众路线教育实践活动正如火如荼,校后勤公司第六党支部主动对收发室开展自我剖析,对自身服务能力进行深入挖潜,以现代管理的理念对校内邮件收发工作进行了全面整改。

收发室现归属后勤集团信息综合服务公司管理。为了切实做好邮件上门投递工作,5月18日和21日,信息综合服务公司领导班子先后走访了学校办公楼的各部处单位,虚心听取了大家的意见,认真了解大家的需求。通过与各部处的联系和沟通,由各部处至少指定了一名邮件投递联系人,以便收发室投递人员在每天上门送达邮件时,能够有专人进行接收。此次走访,不但收获了问题和不足,也收获了建议和要求,更收获了信任和交流。

原先,收发室的工作人员全部挤在一间约10平米的小屋里,往往是各种邮件堆满了地面,连下脚的地方都没有;挂号邮件服务窗口面对的是一个很窄的信箱通道,领取挂号邮件的老师和同学稍微多一点,就容易影响来开启信箱的老师和同学,整个工作环境非常拥挤和艰苦。

暑假前,一名学生给校长信箱写信反映信件丢失的情况,上级主管调查原因,发现信件其实并没有丢失,而是因为信件上所写的地址无法投递,于是收发室便将信件退回了邮局。在进一步调查中,上级主管发现收发室现行的工作模式与学校当前环境完全脱节,当即决心对校内邮件收发工作进行全面整改。

近期,信息综合服务公司采取了一系列有效措施来改善收发室的工作。首先,适当延长了工作时间。考虑到很多同学在中午12点下课之后前来领取邮件,收发室在原先基础上,将中午工作时间延长至12时30分,以方便广大同学。其次,公司领导班子走访了周边部分高校,针对收发室的工作进行了工作调研。通过走访,不但开阔了眼界,也学习到了同行的先进管理经验。第三,利用现有资源开辟了挂号邮件领取处,将挂号邮件和信箱分开。挂号邮件领取处提供特快专递、包裹、挂号信、汇款单的领取服务;而信箱大厅则可以领取平信和报纸等。挂号邮件领取大厅为顾客设立了休息区,服务环境得到了极大改善。

为了更好地为全校广大师生提供邮件服务,同时也能改善收发室员工的工作条件,后勤集团信息综合服务公司领导班子经过充分考虑,计划利用现有资源开辟一个挂号邮件领取处,将挂号邮件和信箱分开来。挂号邮件领取处专门提供特快专递、包裹单、挂号信、汇款单的领取服务;而信箱大厅则可以领取平信和报纸等。因此,在五一期间,公司对现挂号邮件领取处的房屋进行了简单装修。

历史上,因为学生寝室常常调换,而学生班级却从入学之日即固定不变,所以收发室历来都是按照班级来为学生设立信箱。寄给学生的信件先被分拣到班级信箱,再由每个班级的生活委员每天取信,并最终分发到个人手中。随着学生生活园区的落成和复旦学院的建立,按早前方式设立的班级信箱早已显得不合时宜,但是收发室一直没有做出相应的调整。究其根本原因,在于收发室与学校师生之间缺少沟通,以致积重难返。

在今后工作中,信息综合服务公司将逐步制定工作流程,完善监督机制,制定服务规范,组织礼仪培训,建立考核机制,完善规章制度,调整信箱位置,制定信箱标识,建立信箱分布示意图,张贴学生班级和使用信箱的对照表,引入信息化管理手段等等,加强规范管理,提高服务质量,不断改善收发室的各项工作,为全校师生提供更加优质高效的邮件服务。

从收发室挂号邮件领取处试运行的情况来看,各位前来领取邮件的老师和同学反映非常良好,纷纷称赞环境得到了极大改善。

明确问题所在之后,收发室立即设计了《校内收发信箱信息登记表》,用以收集用户信息,建立沟通渠道。针对学生信箱设置问题,收发室与学工系统几经商榷,决定一方面保留班级信箱,但是每年按照学工系统提供的班级清单进行更新;另一方面为本部的学生宿舍开设宿舍信箱,由学工系统联系本部学生宿舍的驻楼阿姨每天取信分发。

目前,挂号邮件领取处还有许多不足的地方,如邮件放置区域标识不清,盛放信件的器皿比较简陋等,还亟待改进。但我们有理由相信,收发室的条件会越来越好,收发室的工作也会越来越好!

从学生推及教师,收发室在光华楼、科技楼、逸夫楼、科学楼和综合楼五处也展开试点,通过大楼物业实现送件上门。

如果说收发室改革的外部目标是建立沟通渠道,那么改革的内部目标就是提高投递成功率。

邮件分拣的工作比较简单,但是由于大部分收件地址各种不规范,导致分拣投递困难。其中一些邮件在资深员工手中会根据过去经验投递出去,其余的则将在两周后被退回邮局。针对这一情况,收发室对信件分拣工作实施流程再造,增加了三个环节:一是在初次分拣环节之后,要求资深员工对余下的信件进行二次分拣;二是要求将二次分拣余下的信件交给校人事处或校学工部核查并提供准确的分拣信息;三是要求在最终退信之前再度进行审核筛选。几个月试行下来,发现在增加的环节中,每次都能筛选出大量可投递邮件。

此外,每天都有大量邮件因为收件地址写着“复旦大学学生宿舍”而被邮局投递到收发室。事实上邯郸校区的三个学生生活园区都有各自独立的邮路,寄往园区的邮件理应按照门牌号由邮局直接投递到园区内各宿舍楼下的信箱。对于这些信件,收发室以往的做法将原先的地址划掉再重新写上正确地址,退回邮局重新投递。流程改进之后,这一步骤改为直接贴上事先印制好的标签,大大提高了工作效率。诸如此类的小事还有很多,正如俗话所说,细节决定成败。

一系列动作之后,收发室的工作仍有很大改进空间。例如,2014年度通过复旦大学收发室订阅的报刊共计3800余份,每份报纸的邮发代号、收件地址、价格等6项信息都要在一周之内核对然后发给邮局,为了防止出错,工作人员还要多次核对。这项工作历来都是工作人员利用分拣邮件的空档来完成。在一次群众座谈中,有人就提出来,是否可以利用信息化工具简化这一工作,上级主管也正循着这一思路寻找提高工作效率的途径。

如果在信息技术方面获得足够的支持,收件人的辨识率、邮件的成功投递率、师生的方便程度一定还能得到更大的提高。只要拥有进取的决心,前进的道路就不会出现尽头。

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